Documentos capturam evidências, conhecimentos e transmitem as informações necessárias para o sucesso dos processos de negócios que criam valor para as partes interessadas. No entanto, as etapas manuais envolvidas na criação de documentos podem tomar muito tempo e recursos, além de estar sujeito a erros humanos.

AUTOMAÇÃO DE DOCUMENTOS geralmente se refere à automação de processos e fluxos de trabalho complexos, incluindo desenvolvimento de modelos e montagem de documentos, geralmente através do uso de novas tecnologias.

A automação de documentos visa reduzir custos, tempo, riscos, melhorar a qualidade do documento e minimizar o erro humano inerentes à produção de documentos. Ela integra automaticamente as entradas de dados de diferentes fontes e reune documentos de acordo com modelos definidos.

A automação de documentos envolve:

• Design do documento: Uma característica fundamental das arquiteturas de automação de documentos. É o esquema do documento a ser automatizado e a ontologia associada (se houver). O esquema define como a estrutura do documento deve ser e quais ‘tags’ ele pode carregar. A ontologia dá um significado às tags e define as relações entre eles. Ambos compreendem o que é mostrado no diagrama como “design de documento”.

• Modelagem: Os modelos usados ​​para automação de documentos são construídos sobre o esquema do documento. Os modelos codificam qualquer informação estática a ser adicionada a todos os documentos e possuem espaços reservados para o conteúdo variável que pode ser preenchido pelos usuários ou de repositórios de dados externos. Os modelos não são exaustivo em especificar o conteúdo padrão do documento, como muitas vezes é feito pelo ‘documento conversão’ parte da arquitetura.

• Fontes de dados externas: referem-se a qualquer fonte de dados, como um banco de dados, conjunto de regras ou dados semânticos, como Trigêmeos RDF que são usados ​​como parte do fluxo de trabalho de automação de documentos.
  

• Processamento de conteúdo: define uma camada ou um wrapper sobre esses dados para processá-los, seja para assimilá-los no pipeline ou para gerar inferências. A maioria das arquiteturas preenche o template com os dados adquiridos de fontes externas antes de apresentar o rascunho do documento ao usuário, embora existam várias que apresentam um formulário para o usuário com base no modelo e nos dados externos para modificar o documento final em determinadas maneiras.
  

• Montagem do documento: Finalmente, quando o(s) usuário(s) fornece(m) entrada, a ‘montagem do documento’ ocorre onde o diferentes fragmentos de documentos são montados com base na configuração definida. A montagem pode também envolver dados diretamente de fontes de dados externas.

• Processamento do documento: Após a fase de ‘montagem do documento’, o documento é processado na processamento’ onde podem ser tratadas citações, referências, geração de saídas de código.
  

• Análise de documentos: usa-se o documento definido na ontologia para analisar o documento de entrada na estrutura de descrição de recursos juntamente com técnicas de inteligência artificial, aprendizado de máquina, redes neurais, dentro outras.
  

• Controle e armazenamento: a autenticação pode ser implementada conforme desejada. A entrada humana na fase de análise pode ocorrer diretamente no documento de entrada (se for editável) ou nas informações extraídas após a análise do documento.